Co je Shopify Flow?

Co to znamená?

Shopify Flow je nástroj pro automatizaci procesů v e-shopu na platformě Shopify. Umožňuje vytvářet automatické pracovní postupy (workflows), které reagují na události v e-shopu a podle předem nastavených pravidel provádějí konkrétní akce.

V praxi může Shopify Flow například automaticky označit VIP zákazníka, upozornit tým na vysoce hodnotnou nebo rizikovou objednávku, reagovat na nízký stav zásob, pracovat s produkty nebo spustit další proces v propojené aplikaci.

Základní automatizace je možné vytvářet bez programování. Shopify Flow funguje na principu trigger – condition – action, tedy spouštěč – podmínka – akce.

Místo toho, aby tým opakovaně kontroloval stejné situace a manuálně prováděl další kroky, Flow sleduje definované události a reaguje na ně automaticky.

Více info

Jak Shopify Flow funguje?

Každý workflow definuje, co má automatizaci spustit, jaké podmínky se mají vyhodnotit a co se má následně vykonat.

1. Spouštěč (trigger)

Spouštěč je událost, která workflow aktivuje.

Může jít například o:

• vytvoření nové objednávky,

• vytvoření zákazníka,

• změnu údajů o produktu,

• změnu stavu zásob,

• fulfillment objednávky,

• změnu nebo jinou událost v Shopify,

• událost v kompatibilní aplikaci.

Spouštěč tedy odpovídá na otázku: Co se musí stát, aby se workflow spustil?

2. Podmínka (condition)

Po spuštění workflow může Flow zkontrolovat jednu nebo více podmínek a podle nich rozhodnout, co má následovat.

Například: 

Pokud hodnota objednávky přesáhne 500 €, označ zákazníka jako VIP.

Nebo:

Pokud objednávka splňuje definovaná riziková kritéria, označ ji a upozorni zodpovědného člena týmu.

Podmínky umožňují vytvářet i větvení. Jeden workflow tak nemusí reagovat na každou situaci stejně, ale může pokračovat různými cestami podle dat, která vyhodnotí.

3. Akce (action)

Akce určuje, co má Shopify Flow po splnění podmínek vykonat.

Může například:

• přidat nebo odstranit tag,

• upravit údaje v Shopify,

• označit objednávku nebo zákazníka,

• odeslat interní upozornění,

• vykonat akci související s produktem,

• spustit další proces v kompatibilní aplikaci,

• při podporovaných možnostech komunikovat s externím systémem.

Jeden workflow přitom může obsahovat více kroků. Shopify Flow proto není omezený pouze na jednoduchá pravidla typu „pokud se stane A, udělej B“.

Co všechno se dá pomocí Shopify Flow automatizovat?

Možnosti závisí na procesech konkrétního e-shopu, dostupných datech, Shopify plánu a aplikacích, které používá. Flow je možné využít napříč objednávkami, zákazníky, produkty, zásobami i dalšími částmi provozu e-shopu.

Automatizace objednávek

Jednou z nejčastějších oblastí využití jsou objednávky. Shopify Flow může reagovat na vznik nebo změnu objednávky a následně vykonat další kroky podle její hodnoty, produktů, zákazníka nebo jiných dostupných údajů.

Můžete například:

• označit objednávky nad určitou hodnotu,

• upozornit tým na nestandardní objednávku,

• rozlišovat objednávky podle definovaných kritérií,

• spustit další interní proces,

• přiřadit objednávce tag pro jednodušší další zpracování.

Při velkém množství objednávek tak tým nemusí každou z nich manuálně kontrolovat a třídit.

Segmentace zákazníků

Flow může pracovat i s údaji o zákaznících a pomáhat s jejich automatickým označováním. Pokud například zákazník dosáhne stanovené hodnoty nákupů, můžete mu automaticky přiřadit VIP tag a následně na něj navázat dalším procesem.

Automatizace může být užitečná při:

• identifikaci hodnotných zákazníků,

• označování zákazníků podle stanovených pravidel,

• vytváření podkladů pro další segmentaci,

• spouštění navazujících marketingových nebo zákaznických procesů.

Monitoring skladových zásob

Manuální kontrola stavu zásob je při větším sortimentu časově náročná. Shopify Flow může reagovat na změnu skladových zásob a při splnění definované podmínky spustit další akci. Pokud například množství produktu klesne pod stanovenou hranici, workflow může upozornit tým nebo vykonat jinou dostupnou akci.

Taková automatizace pomáhá rychleji zachytit situace, které by při manuální kontrole mohly zůstat nepovšimnuté.

Práce s produkty

Shopify Flow je možné využít i při správě produktového katalogu. Workflowy mohou reagovat na změny související s produkty a na základě nastavených pravidel vykonávat další kroky. Při velkých katalozích může automatizace odstranit množství opakující se manuální práce.

Kontrola rizikových objednávek

Flow může být součástí procesu kontroly objednávek, které si vyžadují zvýšenou pozornost. Pokud objednávka splňuje předem definovaná kritéria, workflow ji může označit a upozornit tým, aby ji před dalším zpracováním zkontroloval. Shopify Flow však není samostatný systém na detekci podvodů. Automatizuje především reakci na dostupná data, události a pravidla, která máte k dispozici.

Interní upozornění

Ne každá automatizace musí měnit data nebo vykonávat složitou operaci. Velmi praktickým využitím Flow jsou upozornění.

Tým může dostat informaci například tehdy, když:

• vznikne objednávka nad stanovenou hodnotu,

• nastane problém, který si vyžaduje kontrolu,

• zásoba produktu klesne pod definovanou hranici,

• nastane jiná důležitá událost v e-shopu.

Místo pravidelného manuálního kontrolování administrace se tak správná informace dostane k týmu v momentě, kdy je potřebná.

Shopify Flow a propojení s dalšími aplikacemi

Velkou výhodou Shopify Flow je, že automatizace nemusí zůstat uzavřená pouze v samotném Shopify.

Kompatibilní aplikace mohou Shopify Flow zpřístupnit vlastní triggery a akce. Díky tomu může událost v jedné aplikaci spustit workflow a Flow může následně vykonat akci v jiném podporovaném nástroji.

Možnosti konkrétní integrace však vždy závisí na tom, jaké triggery a akce daná aplikace pro Shopify Flow podporuje.

Při návrhu automatizace proto nestačí vědět, že určitou aplikaci používáte. Je třeba ověřit, jaké možnosti integrace s Flow skutečně poskytuje.

Shopify Flow a externí systémy

Při pokročilejších automatizacích může vzniknout potřeba předávat informace i mimo ekosystém Shopify. Flow podporuje i možnosti komunikace s externími systémy, například prostřednictvím HTTP požadavků. Dostupnost konkrétních funkcí však závisí na Shopify plánu a způsobu integrace.

Při jednoduchých procesech může Flow nahradit manuální přenášení informací mezi systémy. Při komplexních integracích s ERP, CRM, skladovým systémem nebo vlastní aplikací však nemusí být Flow jedinou potřebnou technologií.

V takových případech může být součástí širšího integračního řešení.

Hotové šablony Shopify Flow

Každou automatizaci nemusíte vytvářet úplně od začátku. Shopify nabízí šablony workflowů, které pokrývají množství běžných e-commerce scénářů. Šablona obsahuje předpřipravenou logiku automatizace, kterou můžete následně upravit podle potřeb svého e-shopu.

Je to užitečné zejména při prvních automatizacích, protože na konkrétních příkladech vidíte, jak spolu fungují spouštěče, podmínky a akce.

Při specifických firemních procesech si můžete vytvořit vlastní workflow od začátku.

Komplexnější workflowy a větvení

Shopify Flow není omezený pouze na jednu podmínku a jednu akci. Workflow může obsahovat více podmínek a podle jejich výsledku se větvit. Automatizace tak může na různé situace reagovat odlišně.

Například jedna nová objednávka může podle svých parametrů pokračovat standardním procesem, zatímco objednávka s vysokou hodnotou může spustit další kontrolu a úplně jiný soubor kroků.

S růstem e-shopu tak mohou růst i automatizace – od jednoduchých pravidel až po workflowy pokrývající více kroků firemního procesu.

Historie a monitoring workflowů

Při automatizaci je důležité vědět nejen to, co se mělo vykonat, ale i to, co se reálně vykonalo.

Shopify Flow umožňuje sledovat aktivitu a jednotlivé běhy workflowů. Díky tomu můžete kontrolovat, zda se workflow spustil, jakým způsobem prošel jednotlivými kroky a zda se při jeho vykonávání nevyskytl problém.

Je to důležité zejména při komplexnějších automatizacích, kde na jednom workflowu může záviset další firemní proces.

Jaké jsou hlavní výhody Shopify Flow?

Úspora času

Největším přínosem automatizace je odstranění opakujících se manuálních úloh. Pokud tým každý den vykonává stejnou kontrolu nebo stejným způsobem reaguje na konkrétní událost, existuje prostor pro automatizaci. Při rostoucím e-shopu se časová úspora násobí s počtem objednávek, zákazníků a produktů.

Nižší riziko lidské chyby

Při manuálních procesech může někdo zapomenout objednávku označit, zkontrolovat určitou hodnotu nebo předat informaci kolegovi. Automatizovaný workflow postupuje podle předem definovaných pravidel při každém spuštění.

Automatizace bez potřeby programování

Mnohé workflowy dokáže uživatel vytvořit přímo v rozhraní Shopify Flow bez psaní vlastního kódu. To umožňuje automatizovat množství každodenních procesů bez toho, aby každá změna vyžadovala samostatný vývoj.

Flexibilita

Workflowy můžete postupně upravovat podle toho, jak se mění procesy ve firmě. Jednoduchá automatizace může začít jedním pravidlem a později se rozšířit o další podmínky, větvení a akce.

Propojení více nástrojů

Díky podporovaným integracím může být Shopify Flow spojovacím článkem mezi Shopify a dalšími aplikacemi, které firma používá. Automatizace se tak nemusí týkat pouze jedné části e-shopu, ale může propojovat více kroků jednoho procesu.

Pro koho je Shopify Flow vhodný?

Shopify Flow není určený pouze pro velké e-shopy. Využít ho může menší obchod i velká mezinárodní e-commerce značka.

Největší přínos má všude tam, kde se pravidelně opakují procesy, které lze popsat jasnými pravidly.

Typicky může jít o:

• zpracování a označování objednávek,

• segmentaci zákazníků,

• monitoring zásob,

• správu produktů,

• interní upozornění,

• kontrolní procesy,

• práci s daty,

• propojování Shopify s dalšími aplikacemi.

Při menším e-shopu může Flow ušetřit několik pravidelně se opakujících úloh. Při větším e-commerce projektu může být součástí komplexní automatizace procesů napříč více týmy a systémy.

Je Shopify Flow dostupný ve všech Shopify plánech?

Shopify Flow je bezplatná aplikace dostupná pro plány Basic, Grow, Advanced a Shopify Plus.

Ne všechny možnosti jsou však dostupné stejně ve všech plánech. Některé pokročilé funkce, například vybrané možnosti komunikace s externími systémy, mohou vyžadovat vyšší Shopify plán.

Před návrhem komplexní automatizace je proto vhodné ověřit dostupnost konkrétních triggerů, akcí a funkcí pro plán a aplikace, které e-shop používá.

Co potřebujete na efektivní využití Shopify Flow?

Technologie sama o sobě nevyřeší špatně nastavený proces. Před vytvářením workflowů je proto dobré nejprve pochopit, co chcete automatizovat a proč.

Začněte činnostmi, které váš tým pravidelně opakuje:

• Co kontrolujete každý den?

• Které údaje manuálně označujete nebo třídíte?

• Kdy musí někdo upozornit dalšího člena týmu?

• Které úlohy mají vždy stejný postup?

• Které chyby vznikají při manuální práci nejčastěji?

Následně můžete proces přepsat do jednoduché logiky:

Co se stane → co potřebuji zkontrolovat → co se má následně vykonat.

Až potom má smysl vytvořit konkrétní workflow.

Jaké jsou limity Shopify Flow?

Shopify Flow dokáže automatizovat velké množství procesů, ale není náhradou za jakýkoliv vývoj na míru. Flow pracuje s událostmi, daty, podmínkami a akcemi, které má Shopify nebo propojená aplikace k dispozici.

Pokud potřebujete velmi specifickou byznys logiku, vlastní funkcionalitu, komplexní zpracování dat nebo integraci se systémem, který potřebné možnosti nepodporuje, může být potřebné vytvořit vlastní aplikaci nebo integraci.

Při komplexních e-shopech proto může Shopify Flow fungovat jako jedna vrstva automatizace vedle dalších technologií.

Jaký je rozdíl mezi Shopify Flow a Shopify Functions?

Shopify Flow a Shopify Functions řeší odlišné úlohy.

Shopify Flow slouží k automatizaci procesů. Sleduje události a podle definovaných podmínek spouští další akce.

Shopify Functions jsou určeny vývojářům k rozšiřování a úpravě vybraných částí obchodní logiky Shopify pomocí vlastního kódu.

Zjednodušeně:

Shopify Flow = automatizace workflowů bez potřeby programování při běžných scénářích.

Shopify Functions = vývoj vlastní obchodní logiky v podporovaných částech Shopify.

Tyto technologie si nekonkurují a při komplexnějších e-commerce řešeních se mohou navzájem doplňovat.

Shopify Flow při rostoucím e-shopu

S růstem e-shopu neroste pouze počet objednávek. Přibývají produkty, zákazníci, trhy, aplikace a interní procesy. Úloha, kterou tým zvládal manuálně při desítkách objednávek, může být při stovkách nebo tisících objednávek zbytečně časově náročná.

Shopify Flow umožňuje část těchto procesů automatizovat bez potřeby vyvíjet každé pravidlo od nuly. Při komplexnějších projektech však může být automatizace jen jednou částí celého řešení. Pokud potřebujete specifický design, funkcionalitu, integrace či úpravy nákupního procesu, řešením může být e-shop na míru na Shopify, který kombinuje možnosti platformy s vývojem podle potřeb vašeho byznysu.

Při větších e-shopech může pomáhat s kontrolními procesy, správou objednávek, prací se zákazníky a produkty nebo předáváním informací mezi Shopify a dalšími nástroji. Při mezinárodním prodeji mohou workflowy reagovat například na konkrétní vlastnosti objednávky nebo zákazníka a podle nich spustit odlišný proces. Flow však sám o sobě nenahrazuje nástroje Shopify určené k lokalizaci, platbám, měnám, daním nebo správě jednotlivých trhů. Automatizuje procesy, které na tyto data a události navazují.

Časté otázky o Shopify Flow

Je Shopify Flow zdarma?

Ano. Shopify Flow je bezplatná aplikace od Shopify. Je dostupná pro plány Basic, Grow, Advanced a Shopify Plus. Některé konkrétní funkce však mohou být dostupné pouze ve vybraných plánech.

Potřebuji na Shopify Flow umět programovat?

Na vytvoření běžných workflowů ne. Shopify Flow je navržen tak, aby bylo možné automatizace skládat pomocí triggerů, podmínek a akcí bez psaní vlastního kódu.

Při komplexních integracích nebo specifické byznys logice však může být potřebná pomoc vývojáře.

Mohu v Shopify Flow vytvořit vlastní workflow?

Ano. Můžete využít hotovou šablonu nebo vytvořit vlastní workflow podle procesů svého e-shopu.

Dokáže Shopify Flow pracovat s dalšími aplikacemi?

Ano, pokud daná aplikace podporuje integraci se Shopify Flow. Konkrétní možnosti závisí na triggerů a akcích, které aplikace zpřístupňuje.

Může Shopify Flow automatizovat objednávky?

Ano. Flow může reagovat na události související s objednávkami, vyhodnocovat jejich údaje a následně vykonat dostupné akce podle nastavených pravidel.

Dokáže Shopify Flow sledovat skladové zásoby?

Flow může reagovat na události a změny související se zásobami a následně spustit další akci. Může tak být součástí automatizovaného procesu monitorování skladu.

Nahradí Shopify Flow vývoj na míru?

Ne ve všech případech. Mnoho automatizací dokáže vyřešit bez vlastního vývoje, ale při komplexní logice, specifických integracích nebo funkcionalitě mimo dostupných možností Flow může být potřebný vývoj na míru.

Jaký je rozdíl mezi Shopify a Shopify Flow?

Shopify je e-commerce platforma pro vytvoření a provoz internetového obchodu. Shopify Flow je jeden z nástrojů v ekosystému Shopify, který slouží k automatizaci procesů a workflowů.