Slavomíra Vígová ze Seyfor: E-shop je výkladní skříň, ERP je centrální mozek firmy
ERP. Tři písmena, která mohou firmu zachránit – nebo ji na měsíce zpomalit, pokud se podcení příprava. V nejnovější epizodě Biznislabu se Martin Krupa bavil se Slavomírou Vígovou ze společnosti Seyfor, která má na starosti Money ERP, o tom, proč bývá propojení e-shopu a ERP systému taková citlivá disciplína.
ERP ve třech slovech: centrální mozek firmy
Slavomíra začíná definicí, která dává okamžitý smysl i lidem mimo IT a finance. ERP není jen další systém. Je to místo, kde se setkávají všechna důležitá data. Pod ERP systémem si může běžný člověk představit jakýsi centrální mozek firmy, ve kterém se sbírají všechna data z jednotlivých systémů a oddělení.
V praxi to znamená, že místo oddělených tabulek, papírů a mini-systémů v různých týmech vzniká jeden zdroj dat, který drží pohromadě finance, sklad, objednávky, fakturaci, mzdy i práci se zákazníky. Všechno je propojené, a pravá ruka opravdu ví, co dělá levá.
E-shop je výkladní skříň a ERP zákulisí, které nesmí spadnout
Při propojení e-shopu a ERP často vznikají nedorozumění. Zejména tehdy, když se projekt začne řešit jednostranně, tedy jen jako e-shopový a ERP se bere jen jako “malý” technický detail, který se nějak napojí na konci.
Slavomíra Vígová to v podcastu pojmenovala metaforou, která přesně vystihuje realitu:
„E-shop je vlastně ta výkladní skříň. To je to pěkné, s čím se setkává zákazník… A cílem ERP systému, pokud funguje správně, je zpracovat všechno na pozadí.
E-shop je zákaznická zkušenost: výběr, nákup, notifikace, marketingové funkce či analytika. ERP je motor firmy: řídí ceny, sklad, fakturaci, zpracování objednávek i interní procesy, které musí fungovat bez ohledu na to, co zákazník vidí na obrazovce.
Single Source of Truth: Kde má být pravda o ceně, skladu a objednávce?
Jedna z nejpraktičtějších částí epizody byla o tom, která data mají být kde – a proč to není detail, ale základ úspěšné integrace.
Při e-shopech se často stává, že se logika začne dělit mezi dva systémy (pokud ne více). Ceny se upravují v e-shopu, sklad se sleduje někde jinde a objednávky se zpracovávají zvlášť. Krátkodobě to může fungovat, ale dlouhodobě ne.
„Cenotvorba je specifické téma. Cena má být řešena přímo v ERP systému. Stejně tak skladová dostupnost – informace, zda zboží mám, nemám a v jakém množství, patří pod ERP.“
Důležité je si uvědomit, že e-shop je často jen jedním z více prodejních kanálů. Firma může prodávat i přes B2B obchod, kamenné prodejny či marketplace platformy – a každá z těchto cest ovlivňuje reálný stav skladu.
Pokud se cenotvorba řídí mimo ERP systému, velmi rychle vznikne rozdíl mezi tím, co je účetně správné, a tím, co je marketingově nastavené. A právě tyto rozdíly se později projeví v marži, reportech nebo v nespokojenosti zákazníka.
„Dobrý ERP systém cenotvorbu hravě zvládne.“
ERP má přehled o nákupních cenách, rabatech, různých sazbách DPH, měnách či specifických podmínkách pro jednotlivé trhy. Ví pracovat s velkoobchodními i maloobchodními cenami, se slevovými schématy i individuálními cenami pro konkrétní zákazníky.
E-shop má tato data zobrazovat. Ne je vytvářet.
Proč integrace zpožďují: nezačíná to kódem, ale setkáním
Při integracích e-shopu a ERP se často hledá technický problém. V realitě však většina zdržení vzniká ještě před prvním řádkem kódu.
Místo hledání viníka Slavka pojmenovala jednoduchý proces, který výrazně snižuje riziko komplikací:
- Úvodní setkání se všemi 3 stranami - klient, dodavatel e-shopu a dodavatel ERP si společně vyjasní očekávání, rozsah a zodpovědnosti.
- Jasná dohoda o datech a procesech – co se přenáší, kde vzniká pravda o datech a kdo za co zodpovídá.
- Vyčleněné kapacity na obou stranách – nejen agentura, která dodává e-shopové řešení, ale i ERP tým musí mít na projekt rezervovaný čas.
- Důsledné testování – ne jako formalita před spuštěním, ale jako fáze, kde se ověřují reálné scénáře a odhalují slabá místa.
Pokud se na některý z těchto kroků zapomene, projekt se začne zpomalovat. Ne proto, že by technologie nefungovala, ale proto, že chybí koordinace a připravenost.
SLA a kapacity: Několik set eur může rozhodnout o termínu
V praxi nastává častý scénář, kdy se e-shop už blíží ke spuštění, testuje se a ERP požadavky čekají v běžném support řadě.
I proto se v podcastu otevřela téma SLA a vyhrazeného konzultanta. Pokud má integrace proběhnout hladce, kapacity musí mít obě strany – nejen agentura, ale i ERP dodavatel.
Garantované reakční časy a konkrétní člověk na projektu často rozhodnou o tom, zda se spouští načas, nebo o několik týdnů později.
Více o tom, jak funguje SLA při vývoji e-shopu, najdete na naší samostatné stránce.
Jaké jsou nejčastější chyby napříč projekty?
Bez ohledu na velikost firmy se opakují dvě chyby.
První je podcenění času a zapojení managementu. ERP není „IT projekt“, který se dá předat externě bez účasti firmy. Pokud si jednatel nebo zodpovědní lidé nenajdou čas na definování procesů a kontrolu nastavení, systém se sice spustí, ale nebude odrážet realitu fungování firmy.
Druhou častou chybou jsou nepřipravená data. Špatné skladové stavy, neaktuální ceníky, nevyčištěné databáze zákazníků. Systém je sice dokáže naimportovat, ale problém se projeví později – v reportech, v marži nebo při komunikaci se zákazníkem.
ERP dokáže fungovat přesně tak dobře, jak přesná jsou data, která do něj vstupují.
Automatizace vs. AI: Kde dává umělá inteligence reálný smysl
V podcastu se otevřela i téma umělé inteligence. A zde zazněl důležitý rozdíl.
Automatizace funguje na pravidlech: pokud A, pak B. Například pokud se shoduje variabilní symbol, spáruj úhradu s fakturou.
AI vstupuje do hry tam, kde pravidla nestačí – při výjimkách, nejasnostech nebo při hledání vzorců v datech. Typickým příkladem je vyčítání dokladů z PDF nebo prediktivní analýzy prodejů.
Zároveň však platí zásadní věc: AI je nástroj. Zodpovědnost zůstává na firmě.
I při automatizovaném zpracování faktur nebo predikcích zásob musí být v procesu člověk, který rozhoduje a kontroluje výsledek.
Co si z epizody odnést?
Pokud bychom měli diskusi se Slavomírou Vígovou shrnout do několika praktických doporučení, zněly by takto:
- ERP není doplněk k e-shopu. Je to základní infrastruktura firmy.
- Ceny, sklad a objednávky mají mít jeden zdroj pravdy.
- Integrace nezačíná vývojem, ale společným setkáním a jasným rozdělením zodpovědností.
- Bez vyhrazených kapacit na obou stranách se projekty zbytečně prodlužují.
- AI může pomoci, ale nenahrazuje manažerské rozhodování.
