Nad otázkou, jak propojit CMS a ERP systém, se společnosti zamýšlejí ve chvíli, kdy už není udržitelné spravovat data a procesy manuálně. Případně, pokud projekt expanduje a pracná administrativa způsobuje zpomalení a časté chyby.
V ui42 jsme vyvinuli vlastní flexibilní redakční systém – CMS BUXUS, na kterém funguje více než 150 webových stránek. S propojováním ERP a CMS systémů máme navíc více než 25leté zkušenosti. Shrnujeme proto několik důležitých kroků, jak na to.
Co je ERP systém?
ERP systém (Enterprise Resource Planning) je centrální systém pro řízení a správu procesů v rámci projektu/byznysu. Jde o propracovaný mechanismus, který pomáhá koordinovat jednotlivé aktivity ve více oddělených součástech podniku, například v e-shopu a kamenné prodejně.
ERP tak:
- zefektivňuje procesy,
- zpřehledňuje kontrolu,
- automatizuje
- a tedy šetří čas i náklady na manuální administraci.
Jaké jsou výhody propojení CMS a ERP systému?
Zlepšení uživatelské zkušenosti
Pokud dokáže e-shop svižně reagovat na skladové zásoby propojené s kamennou prodejnou, nemůže se stát, že prodáte zboží, které není už v té chvíli na skladě. A to je jen jeden z příkladů. Mnohé z nich přispívají k pozitivnímu dojmu zákazníka a tedy zlepšení UX – uživatelské zkušenosti. Ze spokojeného zákazníka se stává věrný zákazník, který web dále doporučí.
Oba systémy se mohou rozvíjet podle potřeb byznysu
Na CMS systém jsou kladeny jiné nároky, než je tomu v případě ERP systému. Jelikož musí reagovat na požadavky trhu a e-commerce trendy dynamičtěji, propojení s ERP systémem mu umožňuje potřebnou flexibilitu.
Ušetřený čas a automatizace procesů
Administrace e-shopu nebo dokonce více prodejních kanálů (e-shop, prodejna apod.) si vyžaduje svou daň. ERP systém vás zbaví přepisu objednávek, převezme systém správy skladu a jeho řízení či dokonce koordinaci objednávek, dopravců, nebo štítkování.
Efektivnější rozdělení pracovní náplně
Díky propojení CMS a ERP můžete jednodušeji rozdělit kompetence a pracovní náplň zaměstnanců. Ne každý tak nutně potřebuje ovládat prostředí a procesy v rámci ERP a CMS systému.
Máte pocit, že nastal ten správný moment, kdy byste mohli výhody ERP systému využít? V tom případě vás bude zajímat, na co si dát při jeho integraci pozor.
Deset kroků, jak na propojení ERP a CMS
1. Připravte tým
Každý ze systémů má své prostředí pro administraci a také procesy a specifika. Na začátek je důležité vědět, zda už bylo ERP v projektu implementováno, nebo jde o první propojení. V případě, že jste s ním ještě do kontaktu nepřišli, bude startovní čára o něco náročnější.
Kromě toho je podstatná i informace o tom, zda byly dané systémy už navzájem propojeny, jaké jsou zkušenosti se znalostí toho druhého prostředí a jakou podporu dokáže ERP při integraci s CMS poskytnout. V ideálním případě vyhraďte na celý proces tým lidí, kteří budou vzájemně komunikovat a propojení vytvářet.
2. Rozdělte data
Při propojení jsou klíčová data. Proto byste je měli v prvním kroku důkladně analyzovat – kde všude, v jakém rozsahu a jakého typu jsou. Zahrňte data z e-shopu, případného existujícího ERP i externích feedů. Následně je důležité rozdělit je na ty, které zůstávají v CMS a ty, které bude spravovat ERP.
Ačkoliv neexistuje žádné konkrétní pravidlo, doporučené rozdělení může vypadat například takto:
- Základ pro ERP: produktové portfolio, cenotvorba, skladové hospodářství, základní kategorizace.
- Základ pro CMS: obrázky, popisy, lokalizace, multimédia, dokumenty a všechna data nepotřebná pro ERP.
3. Definujte základní procesy
Aby proběhlo propojení CMS a ERP systému co nejhladčeji, je důležité zodpovědět si hned na začátek několik základních otázek:
- Kdo bude přidávat produkty a spravovat portfolio?
- Kdo a na které straně bude zodpovídat za data produktů?
- Kdo a kde bude řešit překlady?
- Jak budou zpracovány objednávky a do jaké míry potřebuje administrátor přístup do jednotlivých systémů (je potřebný i v CMS nebo stačí na úrovni ERP)?
- Jaká budou práva a role osob v rámci správy v jednotlivých systémech (např. spravuje produkty, ale už ne objednávky apod.)?
- Zda má projekt specifika, která je třeba zohlednit (například mezinárodní tým, importy apod.).
4. Upřesněte způsob propojení
Každé propojení v sobě zahrnuje detaily, které je třeba přesně zadefinovat. Příkladem jsou změnové seznamy, v rámci kterých se CMS ptá ERP systému v určených časových intervalech (minutách, hodinách) na změny v produktech, objednávkách či uživatelích. Kromě toho jsou tu notifikace (upozornění), které odesílá naopak ERP do CMS. Aby bylo propojení co nejefektivnější, při definování těchto nastavení je potřebná účast všech 3 stran (klient, CMS i ERP).
5. Zadefinujte si, kdo určí kategorizaci
V případě, že to bude ERP systém, máte jistotu, že budou všechna data na jednom místě. Může však nastat problém, kdy kategorizace nemusí ladit s požadavky na frontendu e-shopového řešení nebo nebude přítomna pro externí administrátory. Pokud kategorizaci převezme na bedra CMS, benefitem jsou lepší nástroje v rámci e-commerce vyladění, možnosti zahrnout více uživatelů (i externích) a také jednodušší rozhraní v rámci UI designu.
6. Rozdělte parametry a vlastnosti produktu
Výhodou řešit parametry a vlastnosti produktu v rámci CMS je, že administrátoři nemusí mít přístup do ERP a nemusí se zorientovávat v novém prostředí. Zároveň platí, že v rozhraní CMS systému je obvykle více pokročilých nástrojů na správu parametrů produktů. Na druhé straně, podobně, jako v případě kategorizace, máte všechna data pod křídly ERP systému pěkně pohromadě. Nevýhodou je však náročnější synchronizace a potřebný základ pro reporting a analýzy.
Co se týče variant produktů, ty doporučujeme spravovat zásadně v rámci ERP systému. Důvodem je, že varianta je v podstatě jako každý produkt zvlášť – má svou cenu a také podléhá skladovému hospodářství zvlášť.
7. Ceny spravujte v ERP, CMS je jen zobrazuje
Cenotvorbu přebírá ERP systém. Týká se to i položek jako je měna, cena s DPH/bez DPH, případně akčních cen. Úkolem CMS systému je statické přebírání těchto informací (ideálně bez zaokrouhlování) a jejich zobrazování v e-shopu. Naopak, procentuální slevy – například, pokud si zákazník uplatňuje slevový kód, řešte v rozhraní CMS. Platí to i pro B2B portály v případě cenových hladin a individuálních nabídek.
8. Skladové hospodářství pod taktovkou ERP systému
Jelikož je CMS jen jedním z prodejních kanálů (nezahrnuje kamennou prodejnu nebo jiné sklady), stav skladových zásob je efektivnější a přesnější řídit pomocí ERP. Zahrnuje totiž i rezervace, blokace, reklamace nebo případné přesuny ve skladu.
UIČKOVSKÝ TIP: Při evidenci skladového hospodářství doporučujeme oddělit položky počet kusů a stav skladu. Aktuální počet produktů na skladě 0 nemusí nutně znamenat, že se zboží nedá koupit například na objednávku.
9. Objednávky přeneste do ERP a notifikujte prostřednictvím CMS
Celý proces by měl vypadat následovně: Objednávka by měla být přepsána do ERP systému co nejdříve, jak je to možné. Následuje zablokování zboží a počtu kusů a spracování objednávky v rámci ERP. Dalším krokem je přenos stavu objednávky z ERP do CMS (v tomto bodě doporučujeme zvýšený důraz na eliminování selhání celé komunikace mezi systémy). A nakonec notifikace zákazníkovi pomocí CMS systému.
10. Testujte propojení CMS a ERP
A to zejména ve výše uvedených bodech. Dříve, než celý systém uvedete do života, doporučujeme vytvořit si testovací scénáře a projít si společně:
- přidání produktu,
- změnu parametrů produktu,
- změnu ceny,
- změnu skladové zásoby,
- i změnu stavu objednávky.
Pokud přijdete na nějaké pochybení, je to vlastně dobrá zpráva, protože ho můžete vyladit dříve, než by stihlo napáchat problémy v ostrém provozu.
Víme, o čem mluvíme. V ui42 jsme propojili už přes 13 různých ERP systémů s desítkami e-shopů. Známe náročnost celého procesu, kde pro hladký průběh hrají roli nejen vhodný dodavatel, ale i projektový management, vzájemná komunikace a reálná očekávání na výsledky propojení. Stojíte se svým projektem v bodě, kdy zvažujete propojení CMS a ERP systému? Obraťte se na nás, rádi vám pomůžeme efektivněji spravovat váš byznys.
